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Un diagramma di flusso è una rappresentazione grafica che utilizza particolari simboli per disegnare la natura e il flusso in ordine sequenziale delle attività, delle informazioni, dei supporti e delle risorse di un processo. Si tratta, in sostanza, di una rappresentazione di una soluzione a un compito da svolgere.

I diagrammi di flusso ossono variare da semplici grafici disegnati a mano a diagrammi completi disegnati al computer che descrivono più passaggi e percorsi. Se consideriamo tutte le varie forme in cui possiamo trovare i diagrammi di flusso, li possiamo tranquillamente considerare uno dei diagrammi più comuni del pianeta, utilizzato sia da tecnici che da personale non tecnico che opera in numerosi campi.

Un po' di storia

I diagrammi di flusso hanno una storia che risale all'inizio del XX secolo, quando furono sviluppati come uno strumento per la gestione e l'ottimizzazione dei processi industriali ma, molto presto, vennero adottati in molti altri settori.

Prima dell'avvento dell'informatica, i diagrammi di flusso erano utilizzati principalmente per visualizzare processi di produzione e flussi di lavoro in ambienti industriali. La loro applicazione era focalizzata sulla razionalizzazione delle attività e sull'efficienza dei processi.
Con la diffusione dei computer, i flowchart hanno guadagnato popolarità nel settore dell'Information Technology per la progettazione di algoritmi e sistemi software.
Nei decenni successivi, metodologie come il Six Sigma e il Total Quality Management (TQM) hanno incorporato l'uso di diagrammi di flusso per analizzare e ottimizzare i processi aziendali e questo è stato un vero e proprio punto di svolta per la loro applicazione nel controllo della qualità. In seguito, con l'adozione degli standard ISO come, ad esempio, la ISO 9001, i diagrammi di flusso hanno trovato un ruolo nel documentare processi per garantire la conformità e la qualità.
Nell'Industria 4.0, con la disponibilità di sofisticate piattaforme software per la modellazione dei processi, i diagrammi di flusso sono diventati più dinamici e interattivi, facilitando l'analisi dei dati in tempo reale e l'integrazione con altri strumenti di controllo della qualità.

I diagrammi di flusso a livello operativo

Un diagramma di flusso o flowchart può essere sviluppato per rendere pratico ogni lavoro, rappresentando semplicemente la sua sequenza logica. Questo tipo di diagrammi sono ampiamente utilizzati in molteplici campi per documentare, studiare, pianificare, migliorare e comunicare processi spesso complessi. (Per approfondire: Tipologie di diagrammi di flusso).

Il diagramma di flusso di processo è forse quello al quale siamo più abituati ed è un diagramma che illustra e analizza l'intero flusso delle singole attività che costituiscono un processo come, ad esempio, quello che serve per produrre un prodotto o per erogare un servizio. Serve per vedere le relazioni tra le diverse componenti del processo e per visualizzare immediatamente eventuali errori nel flusso.

Essendo i diagrammi di flusso una rappresentazione grafica dei processi, si rivelano essere lo strumento principe per la loro analisi. I diversi passi di un processo sono, infatti, mostrati attraverso l'uso di forme geometriche smboliche e il flusso del processo stesso, cioè come procede, è sottolineato da frecce che collegano questi simboli (per approfondire: I simboli nei diagrammi di flusso).

Nel sistema qualità, i diagrammi di flusso servono per mostrare come funziona un processo e come potrebbe migliorare con alcune modifiche. I flowchart, infatti, possono essere estremamente utili per vedere se le diverse fasi di un processo sono logiche, se esistono problemi che non erano stati messi in luce in altro modo e anche per definire in modo chiaro i confini di un processo. In sostanza, quindi, ci aiutano a costruirci una conoscenza relativa sul processo descritto tramite il diagramma di flusso.

Il diagramma di flusso fa parte anche dei 7 strumenti della qualità.

Un diagramma di flusso può essere disegnato in molti modi ma vogliamo darvi qualche consiglio per fornirvi una struttura generale facile da seguire e da ricordare ogni volta che vi capiterà di dover buttare giù lo schizzo di un flowchart.

Iniziate dando al vostro diagramma un nome semplice che descriva brevemente ma in maniera precisa ciò che state disegnando.
Ad esempio potreste avere i seguenti diagrammi di flusso di processo:

• "Realizzazione di un prototipo di tipo "XXX "
• Fatturazione"
• "Registrazione dell'ordine"
• ecc.

Il simbolo che indica l'inizio al processo definisce i limiti del processo che si sta esaminando ed è particolarmente utile durante gli audit per la conformità agli standard come, ad esempio, la ISO 9001.

Per la realizzazione di un prototipo potrebbe essere l'OK del responsabile dell'Ufficio Tecnico, per la fatturazione la notifica che il prodotto è stato spedito dal magazzino e per la registrazione dell'ordine la comunicazione del commerciale che un cliente ha effettuato un acquisto.
Proseguendo verso il basso, indicate tutte le altre azioni che si rendono necessarie per lo svolgimento del processo mediante un rettangolo e poi collegatele tra loro con delle frecce che indicheranno in quale direzione logica scorre il processo.

Se lungo il flusso occorre prendere delle decisioni, indicate questi punti decisionali con un rombo. Nell'ambito della qualità, questi punti sono cruciali per la gestione dei rischi e per le decisioni relative ai difetti o alle non conformità.

A seconda della risposta, all'uscita dal rombo il flusso del processo seguirà una strada o un'altra.
Terminato il flusso di processo, inserite il simbolo che ne indica la fine. Si tratta dello stesso simbolo che avete utilizzato per iniziare il processo.

Nei tre casi visti sopra potrebbe essere: comunicazione che il prototipo è pronto per essere testato, fattura emessa e spedita al cliente e ordine inserito nel sistema.

I diagrammi di flusso possono includere diversi livelli di dettaglio a seconda di ciò che è richiesto. In ogni caso, il flowchart può mostrare l'intera struttura di un processo o di un sistema di processi, tracciare il flusso delle informazioni e del lavoro attraverso essi e mettere in luce i punti decisionali.

Applicazioni dei diagrammi di flusso

I diagrammi di flusso sono uno strumento estremamente importante per il miglioramento dei processi perché, fornendo una loro rappresentazione grafica, aiutano le organizzazioni a identificare i differenti elementi che costituiscono un processo e a capire le relazioni tra le sue diverse fasi.
I flowchart possono anche essere utilizzati per raccogliere informazioni e dati su un processo specifico per valutarne la performance.

Un caso d'uso comune per i diagrammi di flusso è nella gestione dei progetti. Creando un diagramma di flusso, è possibile delineare i diversi passaggi coinvolti in un progetto, identificare le dipendenze e tenere traccia dei progressi. Questa rappresentazione visuale aiuta i team a comprendere la sequenza temporale del progetto e garantisce che tutti capiscano perfettamente di cosa si sta parlando.
I diagrammi di flusso sono ampiamente utilizzati anche nello sviluppo di software. Gli sviluppatori possono creare diagrammi di flusso per mappare la logica di un programma, inclusi i punti decisionali, i cicli e i processi di input/output. Questo consente loro di visualizzare il comportamento del programma e apportare le modifiche necessarie prima di scrivere effettivamente il codice.
I diagrammi di flusso sono anche preziosi per la risoluzione dei problemi. Di fronte a un problema complesso, un diagramma di flusso può aiutare a identificare le possibili cause, a scomporre il problema in parti più piccole e a trovare la migliore soluzione del problema.

Il futuro dei diagrammi di flusso

L'Industria 4.0 rappresenta una rivoluzione nel modo in cui l'automazione, l'analisi dei dati e le tecnologie interconnesse sono utilizzate nelle attività di produzione. Per i professionisti della qualità che operano in un ambiente in rapida evoluzione, la capacità di adattarsi a queste nuove tecnologie è fondamentale. In questo contesto, i diagrammi di flusso, un tempo strumenti statici, stanno diventando sempre più dinamici e interattivi perché collegati in tempo reale con i dati della produzione e con i relativi indicatori incorporati direttamente al loro interno. I nuovi diagrammi di flusso dovranno essere in grado di sfruttare algoritmi per l'apprendimento automatico per prevedere difettosità e migliorare la qualità e di adattarsi per rappresentare eventuali cambiamenti dei processi produttivi.

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Diagrammi di flusso e ISO 9001

Nella sezione relativa ai processi della ISO 9001 viene suggerito l'uso di diagrammi di flusso per modellare e documentare i processi aziendali in modo chiaro e strutturato. Nel contesto della qualità, il diagramma di flusso svolge un ruolo cruciale nel fornire una visione d'insieme dei processi aziendali, identificando punti di potenziale miglioramento o aree di non conformità. La sua definizione e applicazione vanno ben oltre la semplice rappresentazione grafica, fungendo da ponte tra gli obiettivi della qualità, le misurazioni operative e i requisiti di conformità.

Mappare i processi con un diagramma di flusso permette di identificare i punti dove possono verificarsi rischi di non conformità o errori, facilitando l'implementazione di controlli preventivi. Durante gli audit, interni o esterni, i diagrammi di flusso possono servire come materiale di riferimento per dimostrare che i processi sono stati analizzati e che esistono controlli appropriati. La documentazione è un aspetto cruciale per soddisfare le normative e gli standard della qualità. Un diagramma di flusso ben progettato può servire come parte della documentazione richiesta da organismi di certificazione.

L'uso di diagrammi di flusso non è un evento isolato ma fa parte di un ciclo di miglioramento continuo. Una volta implementate le modifiche, i processi sono nuovamente mappati e confrontati con la versione precedente per misurare l'efficacia delle modifiche apportate, in accordo con principi come il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act).

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